会議が多すぎる会社必見｜AI議事録で月20時間削減する方法

※本記事にはプロモーションが含まれます

「会議が多すぎて自分の仕事が進まない」「会議のための会議が発生している」——こんな悩みを抱えていませんか？

本記事では、AI議事録ツールを活用して会議時間を削減する方法を解説します。会議そのものを減らすアプローチと、会議の周辺業務を効率化するアプローチの両面から、具体的な施策を紹介します。

日本企業の「会議問題」の実態
会議時間を削減する2つのアプローチ
1. アプローチ1：会議そのものを減らす
2. アプローチ2：会議の周辺業務を効率化する
AI議事録ツールで削減できる時間
1. 削減できる業務と時間の目安
2. 月20時間削減のシミュレーション
AI議事録ツールの選び方
おすすめのAI議事録ツール
AI議事録ツール導入の具体的な手順
会議時間削減のためのその他のTips
よくある質問
まとめ：AI議事録で会議の生産性を上げよう
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日本企業の「会議問題」の実態

「会議が多すぎる」という問題は、多くの日本企業で共通の課題となっています。

会議時間の実態

一般的なビジネスパーソンが会議に費やす時間は、週あたり10〜15時間とも言われています。管理職になるとさらに増え、業務時間の半分以上が会議という人も珍しくありません。

会議の「隠れコスト」

会議には、会議そのものの時間以外にも多くのコストがかかっています。

準備時間：資料作成、事前確認など
移動時間：会議室への移動、オンライン接続の準備
議事録作成時間：会議後のまとめ作業
共有・フォロー時間：欠席者への共有、決定事項の確認
集中力の分断：会議の前後で集中モードに入りにくい

1時間の会議でも、前後の作業を含めると実質2時間以上の時間を消費していることが多いのです。

なぜ会議が増えるのか

会議が増える原因として、以下のようなパターンがあります。

情報共有の手段が会議しかない：テキストで共有する文化がない
意思決定の責任を分散したい：「会議で決めた」という形にしたい
出席しないと不安：自分抜きで何か決まるのが怖い
習慣化：「毎週やっているから」という惰性

[図解: 1時間の会議の「本当のコスト」。会議1時間＋準備30分＋移動10分＋議事録30分＋共有15分＝合計2時間25分を示す図]

会議時間を削減する2つのアプローチ

会議時間を削減するには、大きく分けて2つのアプローチがあります。

アプローチ1：会議そのものを減らす

そもそも会議を開かない、または参加者を減らすアプローチです。

情報共有だけの会議をテキスト共有に置き換える
定例会議の頻度を見直す（週次→隔週など）
会議の必須出席者を絞り込む
「この会議は本当に必要か？」を問い直す

アプローチ2：会議の周辺業務を効率化する

会議自体はなくせないが、周辺業務を効率化するアプローチです。

議事録作成を自動化する
会議の要約を自動生成する
欠席者への共有を効率化する
決定事項・アクションアイテムを自動抽出する

本記事では、特にアプローチ2のAI議事録ツールを活用した効率化に焦点を当てて解説します。

AI議事録ツールで削減できる時間

AI議事録ツールを導入することで、具体的にどの程度の時間を削減できるのでしょうか。

削減できる業務と時間の目安

業務	従来の所要時間	AI導入後	削減効果
議事録作成	30分/件	5分/件	25分/件
会議内容の要約	15分/件	自動生成	15分/件
欠席者への共有	10分/件	リンク共有のみ	8分/件
発言内容の確認	録音を聴き直す	テキスト検索	大幅短縮

月20時間削減のシミュレーション

以下の条件で試算してみましょう。

週の会議数：10件
従来の議事録作成時間：1件30分
AI導入後の確認・編集時間：1件5分

計算式

従来：10件 × 30分 × 4週 = 20時間/月
AI導入後：10件 × 5分 × 4週 = 約3.3時間/月
削減効果：約17時間/月

さらに要約作成や共有業務の効率化を含めると、月20時間以上の削減は十分に実現可能です。

[図解: 月間の時間削減効果。棒グラフで「従来の議事録関連業務 25時間」と「AI導入後 5時間」を比較し、「20時間削減」を強調]

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AI文字起こしツール「Notta」なら、録音するだけで議事録が完成します。

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AI議事録ツールの選び方

AI議事録ツールを選ぶ際のポイントを解説します。

ポイント1：日本語の精度

日本語の文字起こし精度はツールによって差があります。特に以下の点をチェックしてください。

漢字変換の精度
専門用語・固有名詞の認識
話し言葉の処理

ポイント2：Web会議ツールとの連携

Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsなど、普段使っているWeb会議ツールとスムーズに連携できるかが重要です。自動参加・自動録音に対応していると便利です。

ポイント3：要約機能の有無

文字起こしだけでなく、AIによる要約機能があると、会議の要点を素早く把握できます。長時間の会議でも、数分で内容を確認できるようになります。

ポイント4：チーム共有機能

議事録をチームメンバーと共有できるか、アクセス権限を設定できるかも確認してください。欠席者への共有が効率化できます。

ポイント5：セキュリティ

会議の内容には機密情報が含まれることが多いため、セキュリティ対策も重要です。データの暗号化、アクセス制御、サーバーの所在地などを確認してください。

シナリオ	おすすめツール	理由
日本語の精度を重視	Notta	日本語最適化で誤変換が少ない
コストを抑えたい	tl;dv	無料プランが充実
要約機能を使いたい	Notta	無料プランでも要約可能
チームで本格導入	Notta	ビジネスプランの機能が充実
英語の会議が多い	tl;dv	多言語対応が強み

AI議事録ツール導入の具体的な手順

AI議事録ツールを導入して会議時間を削減するための具体的な手順を解説します。

ステップ1：現状の把握（1週間）

まずは現状を把握します。1週間、以下のデータを記録してください。

会議の件数
会議の種類（定例・臨時・1on1など）
議事録作成に費やした時間
会議後の共有・フォローに費やした時間

ステップ2：ツールの試用（1〜2週間）

無料プランでツールを試用します。社内の定例会議や1on1ミーティングなど、機密性の低い会議から始めるのがおすすめです。

確認すべきポイント：

文字起こしの精度は実用レベルか
操作は簡単か
要約の品質はどうか
Web会議ツールとの連携はスムーズか

ステップ3：運用ルールの策定

本格導入の前に、以下の運用ルールを決めておきます。

どの会議で使うか：すべての会議か、特定の会議のみか
録音の告知方法：参加者への説明をどうするか
議事録の保存場所：ツール内か、社内システムに転記か
アクセス権限：誰がどの会議の記録を見られるか

ステップ4：チームへの展開

運用ルールが固まったら、チーム全体に展開します。導入時には以下のサポートを用意してください。

簡単な操作マニュアル
よくある質問と回答
困ったときの問い合わせ先

ステップ5：効果測定と改善

導入後1ヶ月程度で効果を測定します。

議事録作成時間はどれだけ削減できたか
会議後の共有・フォローは効率化できたか
メンバーからのフィードバックはどうか

課題があれば運用ルールを見直し、継続的に改善していきましょう。

会議時間削減のためのその他のTips

AI議事録ツールの導入と合わせて、以下の施策も検討してみてください。

会議のデフォルト時間を短くする

30分や60分が当たり前になっていませんか？会議のデフォルト時間を25分や50分に設定するだけで、自然と効率的な進行を意識するようになります。

アジェンダのない会議は開かない

「とりあえず集まって話そう」という会議は時間の無駄になりがちです。アジェンダ（議題）のない会議は原則開かないルールを設けることで、会議の質が向上します。

出席者を厳選する

「念のため呼んでおこう」という参加者を減らしましょう。決定権のある人だけで会議を行い、それ以外のメンバーには議事録で共有すれば十分なケースが多いです。

情報共有はテキストで

「共有したいことがある」だけで会議を開くのは非効率です。情報共有はSlackやメール、社内Wikiなどテキストベースで行い、議論が必要な場合のみ会議を設定するようにしましょう。

よくある質問

Q. 会議の参加者に録音の許可は必要ですか？

はい、事前に説明と許可を得るのがマナーです。「議事録作成の効率化のため録音します」と伝えれば、多くの場合は了承を得られます。

Q. 機密性の高い会議でも使えますか？

ツールのセキュリティ対策と自社のセキュリティポリシーを確認してください。機密性が特に高い会議については、情報システム部門と相談の上で判断することをおすすめします。

Q. 文字起こしの精度が低い場合はどうすればいいですか？

以下の点を確認してください。

マイクの品質は十分か（PCの内蔵マイクより外付けマイクのほうが精度が上がります）
話者とマイクの距離は適切か
周囲の雑音が多くないか
話者が同時に話していないか

Q. 対面の会議でも使えますか？

はい、スマートフォンアプリやICレコーダーで録音し、データをアップロードして文字起こしできます。

まとめ：AI議事録で会議の生産性を上げよう

会議時間の削減は、AI議事録ツールを活用することで実現可能です。

本記事のポイントをまとめます。

会議の「隠れコスト」（準備・議事録作成・共有）を意識する
AI議事録ツールで月20時間以上の削減が可能
日本語の精度と要約機能を重視するならNottaがおすすめ
無料プランから始めて、効果を確認してから本格導入
ツール導入と合わせて、会議そのものの見直しも検討

まずは無料プランで試してみて、自社の会議に合うかどうかを確認してみてください。

会議時間を削減しませんか？

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