AIで営業日報を自動作成する方法｜音声→AI→CRM連携で作成時間87%削減

営業日報は音声メモ→AI要約→CRM自動入力で作成時間87%削減が可能です。従来の手動入力15分/件がAI活用で2分/件に短縮されます。月20件の商談で月5時間→月40分へ。「日報を書くのが嫌で商談内容を忘れる」「帰社後にまとめて書くから情報が薄い」——この営業組織に共通する課題が、たった2分の音声メモで解消されます。

営業パーソンにとって日報は「やらなければならないけど、やりたくない」業務の代表格です。商談後の疲れた状態でPCに向かい、CRMのフォームに一つ一つ手入力する——この作業に月5時間以上を費やしている営業パーソンは少なくありません。しかも、帰社後にまとめて書くため、商談の細かいニュアンスや顧客の反応は記憶から薄れており、日報の情報価値は低くなりがちです。

商談直後の移動中にスマートフォンで2分間の音声メモを録音し、AIが自動で文字起こし→要約→フォーマット整形→CRM入力まで行うワークフローを構築すれば、営業パーソンは「日報を書く」という作業から完全に解放されます。しかも、商談直後の鮮度の高い情報がそのまま記録されるため、日報の質も向上します。

生成AI総合研究所の支援実績では、この音声→AI→CRM連携が「導入ハードルが最も低いAI活用」であると評価しています。特別な技術知識は不要、ツール費用は月4,200〜7,200円/人、即日導入が可能——「まずここから」の成功体験が他業務へのAI展開の起爆剤になります。

この記事でわかること
– Before/After比較（手動15分→AI2分の具体的なフロー）
– 3ステップの実現方法（音声メモ→Notta文字起こし→ChatGPT要約→CRM入力）
– ツール連携設計（Notta×ChatGPT×kintone/HubSpot/Salesforceの構成と費用）
– 営業日報用のプロンプトテンプレート（3パターン）
– 音声メモのコツ——「2分で質の高いメモを残す」テクニック
– セキュリティ対策——商談情報の取り扱い
– 導入事例（不動産営業チーム8名の工数削減実績）
– 営業日報を超えた応用——商談分析・勝ちパターンの可視化
– よくある疑問（5問）

「営業チームのAI活用を始めたい」方は、生成AI総合研究所の30分無料ヒアリングをご活用ください。自社の営業フローに合わせた最適な自動化プランを一緒に設計します。

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なぜ営業日報の自動化がAI導入の最初の一歩に最適なのか

営業日報が抱える3つの構造的問題

営業日報には3つの構造的な問題があります。

第一に、「書かない」問題です。営業パーソンの本業は商談であり、日報の作成は付随業務です。商談が立て込んだ日は日報を書く時間がなく、翌日以降にまとめて書く——結果として記憶が薄れ、「商談内容：○○について説明。反応は概ね良好」程度の薄い日報になります。生成AI総合研究所の支援先で実施した調査では、営業チームの日報提出率は平均65%、つまり3割以上の商談が日報に記録されていませんでした。

第二に、「質が低い」問題です。手動で日報を書く場合、営業パーソンは「最低限の情報を最短で書く」ことを目指します。フォームの必須項目を埋めるだけの「作業」になりがちであり、商談の中で感じた顧客の温度感、競合の情報、次のアクションの優先度——こうした「商談の文脈」が日報から欠落します。

第三に、「活用されない」問題です。苦労して書いた日報が、マネージャーに読まれていない——このフィードバックのなさが、さらに日報の質を低下させる悪循環を生みます。日報が「書くことが目的の作業」になり、営業戦略の改善やナレッジ共有という本来の目的が果たされません。

音声メモ→AI→CRM連携がこれら全てを解決する

音声メモ→AI→CRM連携のワークフローは、3つの構造的問題を同時に解決します。

「書かない」問題に対して、商談直後に2分間の音声メモを録音するだけなので、手間はほぼゼロです。移動中に録音できるため「時間がない」という障壁がなくなります。「質が低い」問題に対して、商談直後の記憶が鮮明なタイミングで録音するため、情報の鮮度と深さが格段に向上します。「活用されない」問題に対して、AIが整形した日報データがCRMに自動入力されるため、マネージャーはCRMで日報を一覧でき、商談の傾向分析や受注予測にも活用できます。

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Before/After——手動15分→AI2分の劇的変化

営業日報の作成フローを手動とAI活用で比較します。

項目	Before（手動入力）	After（AI活用）
作成タイミング	帰社後（商談の3〜5時間後）	商談直後（移動中）
作成方法	PCでCRMフォームに手入力	スマートフォンで2分の音声メモ
1件あたりの所要時間	15分	2分（音声メモ録音のみ）
月間工数（20件）	5時間	40分
削減率	—	87%
情報の鮮度	低い（記憶が薄れている）	高い（商談直後に記録）
情報の深さ	浅い（必須項目を埋めるだけ）	深い（文脈や温度感も記録）
入力漏れ	「忙しくて書けなかった」が頻発	音声メモは2分なので漏れにくい
CRM入力	手動入力	AI自動整形→CRM自動入力

出典：生成AI総合研究所の支援実績を基に作成

この比較表で最も重要なのは「情報の鮮度」と「情報の深さ」です。従来は帰社後にまとめて日報を書くため、商談の細かいニュアンスや顧客の反応が記憶から薄れていました。音声メモなら商談直後に録音するため、「顧客が価格について『思ったより安いですね』と言った瞬間の表情」「競合の○○社からも提案を受けていると漏らした」——こうした定性情報が漏れなく記録されます。

これらの定性情報は、受注確度の判断や競合対策の立案において、定量情報（訪問日、商談内容のカテゴリ等）よりもはるかに価値が高いです。

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3ステップの実現方法——音声メモからCRM入力まで

ステップ1：商談直後に音声メモを録音（2分）

商談終了直後、移動中（徒歩、電車、車）にスマートフォンで音声メモを録音します。構成を意識する必要はありません。思いついたことをそのまま話すだけで十分です。

音声メモの冒頭には「今日の○○社との商談のメモ」と一言添えると、AIが後工程で処理しやすくなります。以降は、商談の要点、顧客の反応、自分が感じたこと、次のアクション——これらを思い出す順に話します。

録音時間の目安は2分です。2分あれば、1時間の商談の要点を十分に記録できます。録音が長すぎると後工程のAI処理に時間がかかるため、5分以内に収めることを推奨します。

録音に使うアプリは、iPhone標準の「ボイスメモ」、Androidの「レコーダー」、またはNotta（AI文字起こしツール）の録音機能です。Nottaの録音機能を使えば、録音と文字起こしが同時に行われるため、ステップ2との連携がスムーズです。

ステップ2：AIが文字起こし→要約→フォーマット整形（自動）

録音した音声データをAI文字起こしツール（Notta等）でテキストに変換します。Nottaの場合、音声ファイルをアップロードすると数分でテキスト変換が完了します。

次に、文字起こしされたテキストをChatGPTに渡し、営業日報のフォーマットに整形します。

ChatGPTへのプロンプト例（基本パターン）:

「以下の商談メモを営業日報のフォーマットに整形してください。

【フォーマット】

■ 日付：

■ 顧客名：

■ 担当者：

■ 参加者（自社/顧客側）：

■ 商談内容（3行以内で要約）：

■ 顧客の反応・温度感（A:非常に前向き / B:興味あり / C:検討段階 / D:消極的）：

■ 競合情報（他社の提案を受けているか、どの会社か）：

■ ネクストアクション（自社/顧客側のそれぞれ）：

■ 受注確度（A:80%以上 / B:50〜80% / C:30〜50% / D:30%未満）：

■ メモ（気になったポイント、所感）：

【商談メモ（音声メモの文字起こし）】

{ここに文字起こしテキストを貼り付け}」

ChatGPTはこのプロンプトに基づいて、口語体の音声メモを整然とした日報フォーマットに変換します。「えーっと」「あの」などのフィラーは自動的に除去され、箇条書きに整理された日報が出力されます。

ステップ3：CRMに自動入力

ChatGPTが整形した日報データをCRM（kintone、HubSpot、Salesforce等）に入力します。入力方法は3つあります。

方法Aは手動コピー&ペーストです。ChatGPTの出力をコピーし、CRMの日報入力フォームに貼り付けます。最もシンプルで、追加ツール不要です。日報の件数が少ない（月10件以下）場合はこの方法で十分です。

方法BはZapier/Make等の自動化ツールの活用です。Zapierを使って「ChatGPTの出力→CRMのフィールドに自動マッピング→自動登録」のフローを構築します。一度設定すれば、以降は音声メモの録音だけで日報の作成からCRM入力まで全自動で完了します。月額$19.99〜（Zapier Starterプラン）の追加費用がかかります。

方法CはAPI連携です。Notta API→OpenAI API→CRM APIの連携を構築し、完全自動化します。技術的な構築が必要ですが、大量の日報を処理する営業組織（10名以上）にはコスト効率の高い選択肢です。

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ツール連携設計——費用と構成の全体像

ツール構成と費用

ツール	役割	月額費用	備考
Notta	音声→テキスト変換（文字起こし）	月2,200円/人	月300分の文字起こし
ChatGPT Plus	テキスト→日報フォーマット整形	月約3,000円/人	GPT-5.5による高精度整形
Zapier（任意）	ChatGPT→CRM自動連携	0〜月$19.99	Free:月100タスク
CRM（kintone等）	データ格納・分析	既存の月額	既存契約を利用
合計	—	月5,200〜8,200円/人	CRM費用除く

出典：各社公式サイトの料金情報を基に作成（2026年5月時点）

費用対効果の計算

営業パーソン1人あたり、月5時間の日報作成工数が月40分に削減されます。削減時間は月4時間20分です。営業パーソンの時給を3,000円とすると、月間のコスト削減額は約13,000円です。月5,200〜8,200円の投資に対して月13,000円の効果であり、初月からROIはプラスです。

ただし、本当の価値は工数削減ではなく「情報の質の向上」にあります。鮮度の高い商談情報がCRMに蓄積されることで、マネージャーの営業戦略判断が改善され、受注率の向上につながります。この間接的な効果は工数削減の数倍の価値があると弊社は考えています。

代替ツールの選択肢

Nottaの代わりにClova Note（無料）、otter.ai（月$8.33/人）、Whisper API（OpenAI、従量課金$0.006/分）を使うことも可能です。予算が限られる場合は、iPhoneのボイスメモ＋ChatGPTのVision機能（音声ファイルの直接入力）の組み合わせも選択肢です。ChatGPT Plus単体で音声入力→テキスト変換→フォーマット整形が完結するため、最低月約3,000円から始められます。

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営業日報用のプロンプトテンプレート——3パターン

商談の種類によって、日報に記録すべき情報は異なります。3パターンのプロンプトテンプレートを提供します。

パターン1：初回商談用

「以下の商談メモを初回商談用の営業日報に整形してください。

■ 日付/顧客名/業種/従業員規模：

■ 商談の経緯（紹介/Web問い合わせ/テレアポ等）：

■ 顧客の課題（顧客が自ら語った言葉をそのまま記載）：

■ 提案内容（何を説明したか）：

■ 顧客の反応と温度感（A〜D）：

■ 競合情報：

■ 予算感（顧客が言及した場合）：

■ 決裁者とプロセス：

■ ネクストアクション：

■ 受注確度（A〜D）：」

初回商談用テンプレートのポイントは「顧客の課題を顧客自身の言葉で記録する」ことです。営業パーソンが要約した課題ではなく、顧客が実際に使った言葉（「うちはExcelの手作業がボトルネックで…」等）をそのまま記録することで、後続のフォローアップメールや提案書に顧客の言葉を引用できます。

パターン2：継続商談用

「以下の商談メモを継続商談用の営業日報に整形してください。

■ 日付/顧客名：

■ 前回からの変化（顧客側の状況変化、新しい情報）：

■ 今回の商談内容：

■ 残っている課題・懸念点：

■ 価格交渉の状況：

■ 競合の動き：

■ ネクストアクション（自社/顧客側）：

■ 受注確度の変化（前回→今回）：

■ クロージングに必要な条件：」

継続商談用テンプレートのポイントは「前回からの変化」と「受注確度の変化」です。受注確度がB→Aに上がった理由、またはB→Cに下がった理由を記録することで、営業パイプラインの管理精度が向上します。

パターン3：クロージング商談用

「以下の商談メモをクロージング商談用の営業日報に整形してください。

■ 日付/顧客名：

■ 商談結果（受注/保留/失注）：

■ 受注の場合：受注金額/契約内容/契約開始日/決裁者の最終判断の決め手

■ 保留の場合：保留の理由/再アプローチのタイミング

■ 失注の場合：失注の原因（価格/機能/競合/タイミング/その他）/競合の勝因

■ 今回の商談から得た学び：

■ 次案件への示唆：」

クロージング商談用テンプレートのポイントは「失注の場合の原因分析」です。失注の原因を「価格」「機能」「競合」「タイミング」「その他」に分類して記録することで、営業組織全体の勝敗分析が可能になります。

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音声メモのコツ——2分で質の高いメモを残す5つのテクニック

音声メモは「何を話すか」を事前に構造化しておくと、2分で質の高い情報を残せます。以下の5つのテクニックを実践してください。

テクニック1：冒頭に顧客名と日付を言う

「○月○日、○○社との商談メモ」——冒頭にこの一文を入れるだけで、AIが後工程で顧客名と日付を正確に抽出できます。

テクニック2：「一番の発見」を最初に話す

商談で最も重要だと感じた情報を最初に話します。「一番の発見は、○○社がすでに競合のB社から提案を受けていたことです」——こうした重要情報を冒頭に持ってくることで、AIの要約精度が向上し、マネージャーが日報を読む際のインパクトも大きくなります。

テクニック3：顧客の言葉をそのまま引用する

「顧客が原文で言ったのは…」と前置きしてから、顧客の発言をそのまま録音します。営業パーソンの解釈ではなく、顧客の原言（生の声）が記録されることで、日報の情報価値が格段に向上します。

テクニック4：温度感を言語化する

「温度感はBプラスです。前回よりも前のめりで、具体的な導入時期の質問が出ました」——受注確度の判断根拠を音声で残します。「なんとなくB」ではなく「Bプラス、理由は○○」と根拠付きで記録することで、マネージャーのパイプライン管理に役立ちます。

テクニック5：ネクストアクションを必ず言う

「次のアクションは、来週水曜までに見積書を送ること。顧客側は社内の予算確認を○日までに行うとのこと」——自社と顧客の両方のネクストアクションを明確にすることで、フォローアップの抜け漏れを防止します。

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セキュリティ対策——商談情報の取り扱い

営業日報には顧客名、商談内容、価格情報、競合情報など機密性の高い情報が含まれます。ChatGPTにこうした情報を入力する際のセキュリティ対策を解説します。

推奨されるセキュリティ対策

第一に、ChatGPT TeamプランまたはEnterpriseプランを使用することです。これらのプランでは、入力データがモデルの学習に使用されないことがOpenAIの利用規約で保証されています。個人向けのPlusプランでは、設定で「モデルのトレーニングにチャットデータを使用しない」オプションをオンにすることで対応可能ですが、企業利用ではTeamプラン以上を推奨します。

第二に、社内のAI利用ガイドラインの策定です。「ChatGPTに入力してよい情報の範囲」を明文化します。たとえば、「顧客企業名、商談内容の概要、価格感は入力可。顧客担当者の個人携帯番号、メールアドレスは入力不可」というルールです。

第三に、音声データの管理です。録音した音声ファイルはスマートフォンに残り続けるため、定期的に削除するルールを設けます。Nottaなどのクラウドサービスに音声データを保存する場合は、サービスのセキュリティポリシーを確認してください。

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導入事例——不動産営業チーム8名の工数削減

企業プロフィール

ある不動産仲介会社（従業員15名、うち営業8名）は、営業日報の作成に課題を抱えていました。営業パーソン8名は月平均25件の物件案内（内見）を行っていましたが、日報の提出率は55%にとどまっていました。提出された日報も「○○様 内見案内 反応良好」程度の情報しかなく、マネージャーが営業戦略の改善に活用できるレベルではありませんでした。

導入プロセス

音声→AI→CRM連携のワークフローを導入しました。具体的には、内見直後にスマートフォンでNottaを起動して2分の音声メモ→Nottaで自動文字起こし→ChatGPTで日報フォーマットに整形→kintoneにCSVインポート——このフローです。

導入初日に30分のハンズオン研修を実施し、営業パーソン全員がその日のうちに初回の音声メモ日報を作成しました。

導入結果

指標	Before	After	変化
日報提出率	55%	95%	+40ポイント
1件あたりの作成時間	15分（帰社後にPC入力）	2分（移動中に音声メモ）	87%削減
月間工数（8名合計）	約50時間	約7時間	86%削減
日報の情報量	1〜2行の簡素な記録	10項目のフォーマットで詳細記録	大幅向上
顧客の「生の声」の記録	ほぼなし	毎件記録	質的改善
マネージャーの分析活用	月次の振り返りのみ	週次の商談分析が可能に	戦略判断の高速化

出典：生成AI総合研究所の支援実績を基に作成

最も大きな変化は「日報提出率の劇的改善」（55%→95%）です。音声メモは2分で済むため、「時間がなくて書けなかった」という障壁がなくなりました。さらに、日報の情報量が大幅に向上したことで、マネージャーが週次で商談傾向を分析し、「この顧客は次回のフォローで○○を提案すべき」という具体的な指示を出せるようになりました。

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営業日報を超えた応用——商談分析と勝ちパターンの可視化

音声→AI→CRM連携のワークフローは、営業日報の自動化だけでなく、営業組織全体の戦略的な分析にも応用できます。

応用1：商談傾向の分析

CRMに蓄積された日報データをChatGPTで分析することで、以下のインサイトが得られます。

「過去3ヶ月の商談データを分析し、以下の質問に回答してください。1. 受注率が最も高い業界はどこか。2. 失注の最大の原因は何か。3. 受注確度がBからAに上がった商談に共通するパターンは何か。4. 平均的な商談回数（初回〜受注まで）は何回か」

このような分析をChatGPTに依頼することで、「データに基づく営業戦略の改善」が可能になります。

応用2：勝ちパターンの言語化

受注した商談の日報データを分析し、「何が受注の決め手だったか」を言語化します。「顧客が価格について懸念を示した際に、ROI計算を提示して『月間○万円のコスト削減が見込めるため、投資回収は○ヶ月で可能です』と具体的な数字を示した商談は、受注率が通常の2倍」——こうした「勝ちパターン」が可視化されれば、営業チーム全体のスキル底上げにつながります。

応用3：商談メモからの提案書・フォローメールの自動生成

商談日報のデータを基に、ChatGPTでフォローメールの下書きを自動生成する応用も効果的です。「本日の○○社との商談内容を基に、フォローメールの下書きを作成してください。商談で顧客が特に関心を示した○○について、追加資料を送付する旨を盛り込んでください」——商談直後のフォローメールが5分で送れるようになります。

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導入ステップ——今日から始める3日間プラン

Day 1：ツールの準備と初回テスト

ChatGPT Plusを契約します（すでに契約済みならスキップ）。Nottaの無料プラン（月120分の文字起こし）を登録します。次の商談の直後に、2分間の音声メモを録音します。Nottaで文字起こしし、ChatGPTで日報フォーマットに整形するテストを行います。

Day 2：プロンプトの最適化

Day 1のテスト結果を確認し、日報フォーマットの項目を自社の営業プロセスに合わせてカスタマイズします。ChatGPTのプロンプトに自社のCRMフィールド名を反映させます。2件目の商談メモで精度を確認します。

Day 3：チーム展開の計画

営業チーム全員に15分のデモを実施します（自分の初回テストの結果をスマートフォンの画面で見せるだけで十分です）。ツール費用の予算確認を行います（1人あたり月5,200〜8,200円）。翌週から営業チーム全員でのトライアル開始日を設定します。

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失敗しやすいパターンと回避策

失敗1：「音声メモが恥ずかしい」で定着しない

公共の場で音声メモを録音することに抵抗を感じる営業パーソンがいます。回避策は、「車の中」「個室」「人の少ない場所」で録音する習慣をつけることです。また、テキスト入力に慣れている営業パーソンには、ChatGPTのスマートフォンアプリで音声入力する方法も有効です（キーボード入力ではなく、マイクボタンを押して話す）。

失敗2：音声メモが長すぎてAIの要約精度が下がる

10分以上の長い音声メモは、AIの要約で重要な情報が省略されるリスクがあります。回避策は、音声メモを2〜5分以内に制限し、「一番の発見→顧客の反応→ネクストアクション」の3点に絞って話すことです。

失敗3：CRM入力を手動のまま放置する

音声→テキスト→日報整形まではAIで自動化したが、CRMへの入力は手動コピー&ペーストのまま——この状態では効率化の効果が限定的です。Zapierや手動CSVインポートでも構いませんので、CRM入力まで含めた一気通貫のフローを構築してください。

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営業日報のAI自動化に関してよく聞かれる疑問

「商談中に録音するのと、商談後に音声メモを録音するのとどちらが良いですか？」

商談中の録音は、顧客の許可が必要であり、録音を意識して顧客の発言が慎重になるリスクがあります。弊社は「商談後に音声メモを録音する」方法を推奨しています。商談後の2分間の音声メモで十分な情報が記録できます。

「Nottaの無料プランでも使えますか？」

Nottaの無料プランは月120分の文字起こしが可能です。1件2分の音声メモであれば月60件まで処理できます。月20件の商談であれば無料プランで十分です。月間の商談件数が60件を超える場合は、有料プラン（月2,200円/人、月300分）への移行を検討してください。

「日報の自動化で営業マネージャーの仕事は変わりますか？」

はい、大きく変わります。日報の「読む→指示する」から「分析する→戦略を立てる」にシフトします。日報データがCRMに構造化された形で蓄積されるため、マネージャーは商談傾向の分析、受注確度の予測、営業パーソンごとの強み/弱みの把握——をデータに基づいて行えるようになります。

「ChatGPTの代わりにClaudeやGeminiでも使えますか？」

はい、テキストの要約とフォーマット整形は、Claude、Gemini、その他の生成AIでも十分に対応可能です。プロンプトのテンプレートはそのまま流用できます。

「上司に提案するとき、何を根拠にすればいいですか？」

「月5時間の工数削減、月額5,200〜8,200円の投資で初月からROIプラス」を根拠にしてください。さらに、「日報提出率が55%→95%に改善し、営業戦略の改善にデータが活用できるようになる」という定性的な効果も加えると、説得力が増します。

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まとめ：営業日報の自動化は「AI導入の最初の一歩」に最適

営業日報の自動化は、導入ハードルが最も低く、即日効果を実感できるAI活用です。月額5,200〜8,200円の投資で、営業パーソン1人あたり月4時間以上の工数削減と、日報の質の劇的向上が実現します。この「小さな成功」が、他業務へのAI展開の起爆剤になります。

今日やるべきことは1つだけです。次の商談の直後に、スマートフォンで2分間の音声メモを録音し、ChatGPTに「営業日報のフォーマットに整形して」と渡してみてください。これがAI活用の最初の一歩です。

AI導入の費用はAI導入の費用相場2026で、中小企業のAI活用事例はAI活用事例20選で、補助金はAI補助金完全ガイドで解説しています。

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出典・参考:
– 生成AI総合研究所 営業AI導入支援実績
– Notta公式サイト 料金プラン（2026年5月時点）
– OpenAI ChatGPT公式サイト 料金プラン（2026年5月時点）
– Zapier公式サイト 料金プラン（2026年5月時点）
※本記事の費用情報は2026年5月時点のものです。各サービスの料金は変更される場合があるため、最新情報は各公式サイトをご確認ください。