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「役員会議の議事録作成を効率化したいが、情報漏洩が心配」——経営企画部門でこうした課題を抱えていませんか？
本記事では、役員会議・経営会議へのAI議事録ツール導入について、セキュリティ面での注意点と導入判断のポイントを解説します。機密性の高い会議でAI文字起こしを活用する際に知っておくべきことをまとめました。
役員会議の議事録における課題
役員会議・経営会議の議事録作成には、一般的な会議とは異なる課題があります。
課題1：正確性への要求が高い
役員会議での決定事項は、会社の方針や意思決定に直結します。「誰が何を発言し、どのような経緯で決定に至ったか」を正確に記録することが求められます。
課題2：機密性の高い情報を扱う
M&A、人事異動、業績予測、経営戦略など、役員会議では機密性の高い情報が議論されます。議事録の取り扱いには細心の注意が必要です。
課題3：作成者の負担が大きい
役員会議の議事録は、経営企画部門のスタッフが作成することが多いです。正確性が求められる分、作成には時間がかかり、担当者の負担が大きくなりがちです。
課題4：属人化のリスク
特定の担当者しか議事録を作成できない状況は、異動や退職時にリスクとなります。議事録作成のノウハウが引き継がれないケースもあります。
AI議事録ツール導入のメリット
こうした課題に対して、AI議事録ツールはどのようなメリットをもたらすのでしょうか。
メリット1：発言の正確な記録
録音データに基づく文字起こしにより、発言内容を正確に記録できます。「言った言わない」の問題を防ぎ、意思決定の経緯を明確に残せます。
メリット2：議事録作成時間の短縮
2時間の役員会議でも、AIによる文字起こしがあれば、議事録作成時間を大幅に短縮できます。担当者の負担軽減につながります。
メリット3：話者識別による発言者の明確化
話者分離機能により、誰がどの発言をしたかを記録できます。役員会議では「誰が言ったか」が重要な場面も多く、この機能は有用です。
メリット4：検索性の向上
過去の議事録をテキストで検索できるため、「あの件について、いつの会議で決定したか」といった確認が容易になります。
機密情報を扱う際のセキュリティチェックポイント
役員会議にAI議事録ツールを導入する際は、セキュリティ面での確認が必須です。以下のポイントをチェックしてください。
1. データの暗号化
確認すべき点
- 通信時の暗号化（SSL/TLS）に対応しているか
- 保存データの暗号化（AES-256等）に対応しているか
- エンドツーエンドの暗号化に対応しているか
2. データの保存場所
確認すべき点
- サーバーの所在地（国内か海外か）
- データセンターのセキュリティ認証（ISO27001、SOC2等）
- データの越境移転の有無
3. アクセス制御
確認すべき点
- ユーザーごとのアクセス権限設定が可能か
- 二要素認証に対応しているか
- IPアドレス制限が可能か
- シングルサインオン（SSO）に対応しているか
4. データの取り扱いポリシー
確認すべき点
- ユーザーデータがAI学習に使用されないか
- データの保持期間と削除ポリシー
- 第三者へのデータ提供の有無
- データ削除リクエストへの対応
5. 監査ログ
確認すべき点
- アクセスログが記録されるか
- データのダウンロード・共有履歴が確認できるか
- ログの保持期間
Nottaのセキュリティ対策
AI文字起こしツール「Notta」のセキュリティ対策について、公開情報をもとに整理します。
暗号化
- SSL/TLSによる通信暗号化
- AES-256による保存データの暗号化
セキュリティ認証
- ISO27001認証取得
- SOC2 Type II認証取得
アクセス制御（ビジネスプラン以上）
- ユーザー権限管理
- 二要素認証
- シングルサインオン（SSO）対応
データの取り扱い
- ユーザーデータはAIモデルの学習に使用されない（公式サイト記載）
- データ削除リクエストへの対応
注意：セキュリティ要件は企業によって異なります。導入前に必ず自社の情報システム部門・法務部門と連携し、Nottaの最新のセキュリティドキュメントを確認してください。
セキュリティ要件を確認してから導入検討を
Nottaはエンタープライズ向けのセキュリティ機能も提供しています。詳細は公式サイトでご確認ください。
役員会議へのAI議事録導入パターン
役員会議にAI議事録を導入する際、いくつかのパターンが考えられます。
パターン1：全面導入
すべての役員会議でAI議事録を使用する方法です。
メリット
- すべての会議で効率化のメリットを享受できる
- 運用ルールがシンプル
注意点
- セキュリティ要件を満たすプラン（エンタープライズ等）が必要
- 全役員の同意が必要
パターン2：段階的導入
機密度の低い会議から段階的にAI議事録を導入する方法です。
導入の順序例
- 部長会議・マネージャー会議
- 定例の経営報告会議
- 戦略検討会議
- 取締役会（最終段階）
メリット
- リスクを抑えながら導入できる
- 運用ノウハウを蓄積できる
パターン3：ハイブリッド運用
会議の内容によってAI議事録の使用・不使用を切り替える方法です。
AI議事録を使用する会議
- 定例の業績報告会議
- プロジェクト進捗会議
- 一般的な経営会議
従来の方法で対応する会議
- M&A関連の機密会議
- 人事・処遇に関する会議
- インサイダー情報を扱う会議
導入前の社内調整ポイント
役員会議へのAI議事録導入には、社内の複数部門との調整が必要です。
情報システム部門との連携
確認すべき事項：
- 自社のセキュリティポリシーとの整合性
- クラウドサービス利用の承認プロセス
- ネットワーク要件（VPN環境での利用可否など）
- SSO連携の可否
法務部門との連携
確認すべき事項：
- 録音に関する法的要件
- データの越境移転に関する規制
- サービス利用規約の確認
- 契約書のレビュー（エンタープライズ契約の場合）
経営層への説明
説明すべき事項：
- 導入のメリット（効率化、正確性向上）
- セキュリティ対策の内容
- データの取り扱いポリシー
- 導入コストとROI
Nottaの料金プラン（エンタープライズ向け）
役員会議での利用を想定した場合のプラン選択の目安です。
| プラン | 月額料金 | 主なセキュリティ機能 | 推奨ケース |
|---|---|---|---|
| ビジネス | 2,508円〜/人 | 権限管理、二要素認証 | 部門レベルの会議 |
| エンタープライズ | 要問合せ | SSO、監査ログ、専用サポート | 役員会議に推奨 |
役員会議での本格利用には、エンタープライズプランの検討をおすすめします。個別のセキュリティ要件への対応や、専任のサポート担当がつく場合があります。
よくある質問
Q. 役員が録音に抵抗を示した場合はどうすればいいですか？
録音に抵抗がある場合は、以下の対応を検討してください。
- 録音の目的（正確な記録、効率化）を丁寧に説明する
- セキュリティ対策について具体的に説明する
- 段階的な導入から始める（まずは機密度の低い会議から）
- 特定の議題のみ録音をオフにする運用も検討する
Q. 取締役会の議事録に使っても問題ありませんか？
取締役会議事録は会社法で作成・保存が義務付けられています。AI文字起こしを「補助ツール」として活用することは可能ですが、最終的な議事録は法的要件を満たす形式で作成・署名する必要があります。法務部門と連携して対応してください。
Q. データがAIの学習に使われることはありますか？
Nottaは公式サイトで「ユーザーデータはAIモデルの学習に使用されない」と明記しています。ただし、サービスのアップデートにより変更される可能性があるため、導入時に最新の利用規約とプライバシーポリシーを確認してください。
Q. オンプレミス版はありますか？
Nottaは基本的にクラウドサービスとして提供されています。オンプレミス環境での利用を希望する場合は、エンタープライズ向けの問い合わせ窓口に確認してください。
導入判断のためのチェックリスト
役員会議へのAI議事録導入を検討する際のチェックリストです。
| チェック項目 | 確認状況 |
|---|---|
| 自社のセキュリティポリシーとの整合性を確認した | □ |
| 情報システム部門の承認を得た | □ |
| 法務部門のレビューを受けた | □ |
| 経営層への説明・同意を得た | □ |
| データの取り扱いポリシーを確認した | □ |
| セキュリティ認証（ISO27001、SOC2等）を確認した | □ |
| 運用ルール（どの会議で使うか等）を策定した | □ |
| パイロット運用で検証を行った | □ |
まずは一般的な会議で効果を検証
役員会議への導入前に、まずは部門会議などで使い勝手を確認することをおすすめします。
まとめ：慎重な検討と段階的な導入を
役員会議へのAI議事録導入は、適切なセキュリティ対策と社内調整を行えば、大きなメリットをもたらします。
導入を検討する際のポイントをまとめます。
- セキュリティ第一：データの暗号化、保存場所、アクセス制御を確認
- 社内調整を丁寧に：情報システム部門、法務部門、経営層との連携
- 段階的な導入：機密度の低い会議から始めて、運用ノウハウを蓄積
- 運用ルールの明確化：どの会議で使うか、データの保存期間などを決める
まずは一般的な会議でAI議事録ツールを試し、効果とリスクを評価した上で、役員会議への導入を検討してください。
経営会議の議事録作成を効率化
Nottaはエンタープライズ向けのセキュリティ機能も提供。まずは無料プランで基本機能をお試しください。
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